Jedna z najbardziej żmudnych i niedocenianych czynności w pracy prawnika to manualna weryfikacja i przepisywanie danych z KRS lub CEIDG, jak również innych danych dotyczących podmiotów. Na tę pozornie prostą czynność składa się jednak wiele etapów: wejście do rejestru, wyszukanie podmiotu, pobranie odpisu, otwarcie dokumentu, przeglądanie odpisu w celu skopiowania właściwych danych oraz ich wprowadzenie do umowy lub weryfikacja już wprowadzonych informacji.
Niby "drobnostka", a jednak powtarza się w kancelariach lub działach prawnych, jak również w działach zakupów czy sprzedaży, setki razy w miesiącu. Każda taka operacja zajmuje kilka minut, a w skali roku przekłada się na dziesiątki godzin pracy, które nie generują żadnej wartości merytorycznej dla klienta. To czysty koszt operacyjny, który pozostaje niewidoczny, dopóki nie zostanie policzony wprost. Dodatkowo, wprowadzanie i przepisywanie danych odbiera cenny czas, który można poświęcić na ważniejsze i bardziej ekscytujące zadania.
Delegowanie nie rozwiązuje problemu
Nierzadko prawnicy uciekają od tego obowiązku, delegując go na inne działy, po czym żałują widząc "twórczość" współpracowników lub klientów. Dochodzi też ryzyko błędów popełnianych przez samych prawników, choćby przy przepisywaniu danych, co wynika nie z braku wiedzy, lecz z presji czasu podczas ręcznego wprowadzania informacji.
Małe kancelarie odczuwają to najmocniej
Małe kancelarie oraz działy prawne odczuwają to szczególnie mocno. Nie mają możliwości przeniesienia tych obowiązków na rozbudowane działy wsparcia ani asystentów, którzy mogliby przejąć powtarzalne zadania. W większych organizacjach czas poświęcony na tego typu działania również można wykorzystać efektywniej. Każda minuta stracona na czynności administracyjne to minuta, której nie można poświęcić klientowi lub jego pozyskaniu. Każdy błąd to koszt właściciela - zarówno finansowy, jak i reputacyjny. Dlatego to właśnie mniejsze podmioty najwięcej zyskują na automatyzacji mikroprocesów.
Rozwiązanie istnieje
Warto więc zastanowić się, czy te powtarzalne czynności naprawdę muszą być wykonywane ręcznie. Na rynku pojawiają się narzędzia, które potrafią przejąć tę część pracy i wykonać ją szybciej oraz bez ryzyka błędów. Jednym z przykładów jest BlinKRS - rozwiązanie automatyzujące pobieranie i uzupełnianie danych z KRS i CEIDG. Zamiast otwierania odpisów, wyszukiwania właściwych fragmentów i przepisywania komparycji, użytkownik otrzymuje gotowe, uporządkowane informacje w kilka sekund. To prosta automatyzacja, która pozwala odzyskać czas i ograniczyć liczbę pomyłek, a jednocześnie nie wymaga skomplikowanej implementacji ani dużych zasobów.